Ketterä tietojohtaminen kiinteähintaisissa projekteissa

maalis 29, 2022 | General | 0 Kommenttia

Aiempaa tarkemmin budjetissaan pysyviä projekteja johdetaan hyödyntämällä modernia lähestymistapaa yhdistämällä ketterät menetelmät perinteisiin projektinhallintamenetelmiin. Ketteryys tässä tarkoittaa kykyä sopeutua ja reagoida ripeästi ja asianmukaisesti ympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja ympäristön määräämiin vaatimuksiin.

Projektit liittyvät usein toimeksiantoihin, joissa koulutetut asiantuntijat tai kokeneet ammatinharjoittajat toteuttavat kestoltaan vaihtelevia urakkasopimuksia. Sopimukset taas saattavat sisältää sanktioita, jos esimerkiksi ennalta ilmoitetusta aikataulusta lipsutaan. Siksi projektin avainluvut kannattaisi määritellä, kirjata ja seurata mahdollisimman realistisesti, rehellisesti ja reaaliaikaisesti.

Näistä avainluvuista johdettu projektin kate kertoo, kuinka paljon projekti tuottaa vähennettyjen projektin kulujen jälkeen. Katetta yllättävästi laskevia kuluja voivat olla esimerkiksi projektin viivästyminen, ylimääräiset työtunnit, lisätyön ostaminen alihankintana tai muuttuneet materiaalikulut. Tehokkuutta ja kannattavuutta eli lopulta projektin katetta on hankalaa seurata ja raportoida ilman oikein valittuja avainlukuja (KPI).

Teimme yhteistyössä tri. Jussi Niutasen (Jussin LinkedIn) kanssa esimerkinomaisen kojelautanäkymän (dashboard) avainlukuihin, missä seurataan:

1) Projektien asiakastyytyväisyyden kehitystä kuukausittain (Net Promoter Score, vasen yläkulma)
2) Valmistuneisiin tehtäviin käytettyjä tunteja verrataan työntekijöiden omaan arvioon ja annettun budjettiin (keskellä: Time Management Dashboard)
3) Työntekijäkohtaisia toteutuneita laskutustunteja verrataan allokoituihin (oikea yläkulma). Työntekijöiden tuntihinta voi vaihdella kokemuksen, koulutuksen ja osaamistason mukaan, joten voi olla tarpeen laskea eri projekteille myös keskimääräistä tuntihintaa.
4) Kriittistä usein on myös niin sanottujen avoimien tuntien seuranta (Not completed Hours). Nämä ovat yleensä valmistelutöitä, jotka valuvat hukkaan, kun jokin tehtävä muuttuu kesken suorituksen. Nämä laskevat aina katetta, joten niitä tulee seurata tarkasti. Kun ne tulevat näin konkretisoitua, seuraavassa vastaavassa projektissa osataan ehkä ennakoida ja välttää näiden kertymistä.
5) Alhaalla on perinteisistä projektinhallintamenetelmistä tuttu Gantt-kuvaaja, jossa seurataan yhtäaikaisten projektien edistymistä ja niiden tehtäviä yhteisellä aikajanalla esimerkiksi työntekijöiden työvuorojen suunnittelemiseksi.

Oikeassa toteutuksessa projektien tunnuslukujen valinta riippuu täysin toiminnan luonteesta ja raportin kohderyhmästä. Pohdittavaksi jääkin mitkä KPI-luvut kuvaavat onnistumista teidän projekteissanne parhaiten?

0 kommenttia

Lähetä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

Share This