Microsoft Power BI

Microsoftin Excelistä on luonnollista siirtyä käyttämään saman talon Power BI:tä. Se on todella monipuolinen ja säästää hämmästyttävän paljon aikaa verrattuna vanhoihin työkaluihin.


Excel on vanha kunnon työhevonen, jolle saattaa löytyä pikkuaskareita vastaisuudessakin. Sitä paitsi sillä vaivalla tehdyistä kaavoista, Power Pivoteista tai DAX-kielen lausekkeista saattaa olla suuresti hyötyä siirryttäessä uuteen tehokkaampaan sovellukseen.

Power BI -ohjelmisto on julkaistu kesällä 2015 Microsoftin toimesta. Sen avulla dataa voi visualisoida ja yhdistellä yritysten omista järjestelmistä, tiedostoista, intranetista, pilvipalveluista tai avoimen datan rajapinnoista. Erilaisia tietolähdetyyppejä on jo yli 100 ja niitä kehitellään koko ajan lisää.

Dataa voidaan esittää Power BI:ssä erilaisina mittareina sekä interaktiivisina visuaaleina ja se sopii itsenäiseen raportointiin organisaation eri tasoilla. Raporttien tuottaminen on siis nyt entistä helpompaa ja lähempänä loppukäyttäjää, joka voi laatia raportin omiin tarpeisiinsa sopivaksi.

Helppokäyttöinen ja edullinen työkalu on noussut tärkeäksi raportointi- ja analysointivälineeksi Excelin rinnalle ja joissain tilanteissa jopa ohitse esimerkiksi taloushallinnon työntekijöille, laatuvastaaville, tuotannossa vianetsinnässä tai tuotekehityksessä sekä myynnin, markkinoinnin ja viestinnän johdossa.

Se on tuonut raportoinnin pois yleensä niin kiireiseltä IT-osastolta ja hajauttanut raportin koostamistyön jokaiselle asiantuntijalle ja heidän omiin tarpeisiinsa. Eli esimerkiksi niihin töihin, joita on aiemmin tehty työläästi yksin Excelillä.

Power BI: Desktop, Query Editor ja Service


Power BI jakaantuu kolmeen työkaluun, joilla on kaikilla hieman eri tarkoitus ja oma vaiheensa raportin muodostamisessa ja jakamisessa. Jotkin toiminnot ovat yhteisiä ja voidaan tehdä vaihtoehtoisesti eri työkaluilla.

Raportit toteutetaan pääosin Power BI Desktop -ohjelmalla, johon sisältyy myös Query Editor. Sillä suoritetaan nk. ETL tai ELT-prosessi. Eli prosessi on joko Extract, Transform and Load tai Extract, Load and Transform datasta ja tilanteesta riippuen. Dekstopin puolella tapahtuu tietomallin luominen ja visuaaleiden valinta ja raportin yleinen muokkaus.

Loppukäyttäjät tarkastelevat raportteja mobiilisti kirjautumalla Power BI Service – pilvipalveluun selaimella tai mobiliilaitteeseen ladattavalla äpillä. Isoissa organisaatioissa raportit voidaan lisäksi upottaa esimerkiksi omaan Intraan tai Office 365 -tuotteisiin kuten: SharePoint, Teams, Dynamics tai PowerApps. Visualisointien upotus julkisille nettisivuille on myös tehty mahdolliseksi.

Sovelluskehittäjiä tarvitaan vain, mikäli halutaan upottaa raportteja omiin kustomoituihin sovelluksiin. Pilvipalvelun sijaan raportteja voidaan jakaa paikallisen Power BI Report Serverin avulla, jos datan säilytys omassa palvelintilassa on kriittinen vaatimus.

Lähtötaso BI raportointiin

Kuka tahansa, joka on oppinut käyttämään Exceliä, pystyy lyhyellä koulutuksella tekemään luoduista tietomalleista uusia visualisoituja raportteja, sillä niiden laatiminen on nopeaa ja käyttäjäystävällisempää kuin esimerkiksi Excelin kuvaajien ja pivot-taulukoiden luonti.

Koska visuaalit ovat keskenään vuorovaikutteisia ja niihin voi porautua syvemmälle tasolle, niin isoa datamassaa voi helposti tarkastella eri näkökulmista. Parhaimmillaan dynaamisen yksisivuisen raportin saa aikaan vartissa valmiista tietomallista.

Erilaiset käyttäjäroolit

Power BI:n käyttäjiä voidaan luokitella eri rooleihin esimerkiksi seuraavasti:

 

  1. BI-kehittäjiin, jotka ovat tottuneet työskentelemään useilla eri välineillä, kuten SQL Server Analysis Services, SQL Server Reporting Services, Cognos, jne.
  2. IT-tiimiin kuuluvat tai muuten teknisesti orientoituneet käyttäjät, jotka osaavat laativat kyselyitä, toteuttavat tiedon mallinnuksen kuten taulujen yhdistämisen, laatia laskennallisia kaavoja ja mittareita DAX-kielellä.
  3. Raportin ulkoasun muotoilijat, eli ne liiketoimen asiantuntijat, jotka tuntevat datan hyvin ja kykenevät toteuttamaan olemassa olevista tietomalleista omia raportteja.
  4. Päätöksentekijät eli ne loppukäyttäjät, jotka hyödyntävät muiden tekemiä raportteja ja Dashboard-näkymiä päätöksenteon taustalla.

Raportointimallit

Power BI soveltuu nopeaan asiantuntijaverkoston sisäiseen raportointiin esimerkiksi pienissä yrityksissä. Mutta se käy myös isommissa konserneissa totuttuun keskitetympään ja hallitumpaan IT-osaston ohjaamaan raportointiin. Lisenssivaihtoehdot mahdollistavat siis molemmat. Selvästi alle 500 henkilön yrityksessä taloudellisesti kannattavaa olisi käyttää käyttäjäkohtaisia Pro -lisenssejä, mutta poikkeuksiakin löytyy.

Tästä syystä käyttötavat vaihtelevat merkittävästi ja raportteja tai laajempia raporttikokonaisuuksia voivat toteuttaa hyvin erilaiset henkilöt raportin loppukäyttäjistä aina BI-asiantuntijoihin asti.

 

  1. Liiketoimen ohjaama omatoiminen raportointi. Pienessä organisaatiossa itsepalveluraportointi voi tarkoittaa esimerkiksi taloushallinnon itse toteuttamaa raportointia ilman IT:n taustatukea. Tällöin tietolähteet saattavat olla tiedostopohjaisia, kuten Exceleitä tai esimerkiksi erilaisista järjestelmistä “tulostettuja” csv-tiedostoja, eikä raporttien laatijalla itsellään ole mahdollisuutta vaikuttaa lähdejärjestelmästä saatavan datan rakenteisiin, vaan datan muokkaus raportoitavaan muotoon tapahtuu Power BI Desktopin Query Editorissa.
  2. IT:n ohjaama keskitetty raportointi. Isomman organisaation Power BI -raportointi voi puolestaan tarkoittaa ainoastaan visualisointien ja raporttien laatimista. Tällöin IT huolehtii ja ylläpitää keskitetysti tietovarastoja, -malleja ja -kuutioita eikä itsepalvelukäyttäjien tarvitse toteuttaa tietomallia tai laskennallisia mittareita. Tällöin tekninen osaamistarve on oleellisesti vähäisempi.
  3. Hybridi raportointi. Se voi olla myös edellisten yhdistelmä eli hybridi ja sisältää elementtejä molemmista, jolloin tuotetaan sekä omatoimisesti tietomalleja että hyödynnetään IT:n tarjoamia datakuutioita.

 

Power BI:n rooli keskitetympien ratkaisuiden toteutusvälineenä tai osana niitä on kasvanut merkittävästi viime aikoina ja siksi Microsoft kehittääkin voimakkaasti tällä hetkellä juuri Power BI:n suuryrityksille suunnattuja ominaisuuksia. Tälläisessä keskitetyssä ratkaisussa se voikin olla pelkkä visualisointiväline, jonka taustalla pyörii SQL Server Analyysipalvelin ja sillä luotu tietomalli.

Laajemmassa Power BI:n käytössä on tärkeää suunnitella raportoinnin käytännöt ja hallintamalli hyvin, jotta ratkaisusta tulee pitkäksi aikaa kestävä ja helposti ylläpidettävä. Power BI -pilvipalvelussa on vielä puutteita, jotka aiheuttavat hieman haasteita ja kompromisseja esimerkiksi laajemmassa raporttien jakelussa ja editoinnissa. Sen takia muun muassa raportit kannattaa muotoilla mahdollisimman valmiiksi Desktopin puolella.

Power BI Free

Power BI Desktopin voi ladata ilmaiseksi ja sitä voi käyttää ilman rekisteröitymistä. Tunnuksen, jolla pääsee kirjautumaan Serviceen, saa tilattua myös ilmaiseksi antamalla maksullisen domainin eli yleensä yritysmuotoisen sähköpostiosoitteen.

Ilmainen tunnus on tarkoitettu henkilökohtaiseen käyttöön eikä sillä voi jakaa raportteja kollegoille tai lukea muiden jakamia raportteja (ellei organisaatio ole hankkinut ns. Premium-kapasiteettipohjaista lisenssiä). Ilmaistunnus sallii tosin julkisen jakamisen eli tunnuksella voi luoda linkin, jolla kuka tahansa voi lukea raporttia. Tunnusta voi siis käyttää esimerkiksi täysin julkisten tilastojen toteutuksessa.

On hyvä huomata, että lähes kaikkiin Office 365-paketteihin sisältyy tämä PBI Free -ilmaislisenssi, mutta sen avulla raportteja ei vielä pysty jakamaan organisaation sisällä. Raporttien jakaminen ja niiden katsominen edellyttää maksullisia lisenssejä, joista kerrotaan seuraavassa kappaleessa.

Power BI Pro

Power BI Prota voi kokeilla ilmaiseksi 60 päivää. Näiden lisenssien avulla raportteja voi jakaa kaikille, joilla on myös Power BI Pro -lisenssi. Tässä lisenssimallissa pitää siis myös raporttien loppukäyttäjillä olla Pro -lisenssi. Organisaation pääkäyttäjä voi vielä erikseen määrittää onko myös jakaminen organisaation ulkopuolisille Pro-käyttäjille mahdollista.

Power BI Pro sisältyy ainoastaan kaikkein laajimpaan Office 365 E5-pakettiin tai oppilaitoksille tarkoitettuun A5-pakettiin, jolloin sitä ei tarvitse hankkia erikseen käyttäjille. Muuten Pro-lisenssit pitää hankkia erikseen ja ne voi hankkia myös vaikkei organisaatiossa olisi käytössä O365:sta.

Pro-lisenssin hinta on noin 8 €/kk per henkilö. Servicen tehokas käyttäminen vaatii tämän lisenssin ja siksi alla on listattu sen tuomia hyötyjä.

Pilvipalvelun eli Power BI Servicen hyödyt

Seuraavassa on lista oleellisista pilvipalvelun lisäominaisuuksista verrattuna desktopiin.

  • Datan päivityksen ajastus
  • Työtilat sekä yhteistyö muiden kehittäjien kanssa (app workspace)
  • Kojelauta- näkymien (eli Dashboard) luonti eli visualisointien kokoaminen yhteen näkymään useista eri raporteista
  • Koontinäyttöjen ja raporttien helppo vertaisjakaminen muille
  • Organisaation omien raporttikokonaisuuksien paketointi sovelluksiksi ja sovellusten jakelu
  • Reaaliaikaisen striimatun datan visualisointi koontinäytöillä (streaming dataset)
  • Raporttien ja koontinäyttöjen mobiilikäyttö
  • Raporttien julkaiseminen ja upottaminen julkisesti internettiin
  • Raporttien upottaminen SharePoint Onlineen tai muihin O365-sovelluksiin, kuten Teams, Dynamics CRM tai PowerApps
  • Raporttien upottaminen muille kuin SharePoint Online -sivustoille
  • Julkaistujen tietomallien (dataset) hyödyntäminen keskitetysti ja raporttitiedostojen toteutus Power BI Desktopissa
  • Pivot-taulukkoraporttien toteutus Excelissä Power BI -mallin pohjalta,
  • Luonnollisen kielen kaltaiset kyselyt englanniksi kuten ”Sales by salesperson in 2020”
  • Hälytysten tilaaminen sähköpostiin tiedon päivittyessä
  • Flow-työnkulkujen käynnistäminen tiedon päivittyessä
  • Kyselyiden keskitetty toteutus eli tietovuot (Dataflows).

 

Jatkuvasti kehittyvä yhteisö

Power BI:n taustalle on kehittynyt hyvin aktiivinen keskustelufoorumiin perustuva yhteisö. Siellä käyttäjät voivat jakaa omia visualisointejaan Data Stories Gallery -sivulle, mikä onkin loistava paikka saada visualisointi-ideoita omiin raportteihin. Paljon tukea ja jopa valmiita ratkaisuja omiin datan muokkaus ja visualisointiongelmatilanteisiin saa tästä yhteisöstä.

Myös itse Microsoft kehittää Power BI:tä edelleen todella aktiivisesti kuunnellen käyttäjien toiveita. Kehitys on avointa, nopeaa ja kuka tahansa voi ehdottaa ideoita, äänestää niitä ja seurata ideoiden etenemistä foorumilla.