BI -raportointi raivaa Excel -viidakon (osa 2/5)

heinä 9, 2021 | Tools | 0 Kommenttia

Power BI :llä eroon Excel -himmeleistä

Power BI soveltuu monien tavallisten toimistotyöntekijöiden käytettäväksi, eikä se vaadi kovin kummoista IT -osaamista. Hyvällä perehdytyksellä raporttien tuottaminen luonnistuu vaivatta vain Excelin peruskäytön oppineiltakin.

Excel soveltuu edelleen hyvin kevyisiin raportointitarpeisiin pienissä organisaatiossa nykyisen datan tuonti ja mallinnusominaisuuden eli Power Queryn ansiosta. Mutta kovin uskottava työkalu se ei datan parissa työskentelevien parissa ole.

Power Query Editor löytyykin myös Power BI :stä ja voidaan puhua Excelin ominaisuuksista lähteneestä ja vajavaisuuksien paikkaamiseen kehitetystä ohjelmasta. Hintakaan ei ole esteenä uuden kokeilemiseen, sillä Power BI :n kanssa liikkeelle pääsee jopa ilmaiseksi!

Edut Exceliin verrattuna

Exceliin verrattuna Power BI tuo lisäksi monia parannuksia: siinä on selvästi visuaalisempi ilme näyttävään raportointiin sekä mukava käyttöliittymä, jonka avulla datasta on helpompi luoda visuaaleja.

Ohjelma auttaa luomaan omia DAX -kielen valmiita lausekkeita sisältäviä mittareita, millä peruslaskutoimitukset on jokaisen helppo tehdä halutuista lähtöluvuista.

Erona Exceliin on ettei viitata enää tiettyyn soluun, vaan tieto haetaan otsikon  perusteella ja muilla määreillä taulukoista. Tämä poistaa tarpeen pitkiin ketjutuksiin viittauksilla eri välilehdille tai taulukoiden soluihin (eli Excel -himmeleihin).

Power BI poistaa himmeleihin liittyvän virhealttiuden ja epävarmuuden tuloksissa. Himmeleiden huono puoli on myös se, että yleensä vain niiden tekijä tietää miten ne toimivat, eivätkä muut uskalla tehdä niihin muutoksia etteivät riko niitä.

Monimutkaisemmat DAX -kaavat voidaan tuoda vanhoista Exceleistä tai rakentaa tarvittaessa uusia internetistä ilmaiseksi löytyvien kattavien oppaiden ja manuaalien avulla.

Power BI :ssä on myös koneoppimiseen perustuvia Insights -ominaisuuksia, jotka saattavat tehdä automaattisesti datasta merkittäviä löytöjä, joita ei ihmissilmin tulisi huomanneeksi tai edes ajatelleeksi.

Oivalluksia ja ajansäästöä uskottavalla raportoinnilla

Power BI -ratkaisulla voidaan automatisoida työt, jotka ennen ovat vaatineet paljon manuaalista työtä Excelillä esimerkiksi datan yhdistelyssä ja analysoimisessa.

Säännöllisessä raportoinnissa Power BI säästää runsaasti käyttäjän aikaa, kun raportointipohja laaditaan vain kerran ja muuttuneet datat päivitetään siihen yhdellä napin painalluksella.

Kerätty tieto voidaan yhdistää ja suorittaa tarvittavat laskutoimitukset taustalla valmiiksi ja avainluvut visualisoidaan selkeästi yhdelle sivulle. Valmiista ja hyvin suunnitellusta kojelautanäkymästä tärkeimmät avainluvut on nopea tarkastaa yhdellä silmäyksellä. Visuaalien vuorovaikutusten kautta voidaan tehdä mullistavia havaintoja suodattamalla omilla valinnoilla datasta tarkasteltavaan seikkaan vaikuttavat tekijät.

Kun data jäsennetään kerran tietomalliksi, ei tarvitse joka kerta koostaa useammasta erillisestä Excel-tiedostosta yhteenvetotaulukkoa. Riittää, että kyseiset määrämuotoiset Excelit tallennetaan yhteen kansioon, mistä ne päivitetään napin painalluksella osaksi raporttia. Excelin lisäksi Power BI tukee muitakin tiedostomuotoja, kuten taulukoita sisältäviä pdf -tiedostoja.

Data voidaan vaihtoehtoisesti lukea myös suoraan lähdejärjestelmästä, joko sitä varten rakennetun valmiin liitynnän avulla tai kyselykielellä (SQL).

Selkeästi ja huolellisesti laadittu tietomalli varmistaa helposti saatavilla olevan tiedon, joka on:

  • hyvin dokumentoitua,
  • yhtenäistä,
  • määrämuotoista,
  • aikasidonnaista,
  • ja laadukasta

Nykyaikainen BI raportointi tuo varmuutta päätöksentekoon, kun datojen yhdistämisessä tapahtuneet, kaavojen ketjutuksesta tai tiedostojen vanhoista versioista johtuvat virheet lukujen laskennassa poistuvat.

Näin luotu uusi näkymä voi synnyttää parhaimmillaan oivalluksia ja antaa syvemmän ymmärryksen liiketalouden tilasta. Tämä saattaa johtaa jopa kokonaan uusien palveluiden, tuotteiden tai toimintamallien innovointiin.

 

Haluatko tietää lisää?

 

0 kommenttia

Lähetä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Share This